L’organisation événementielle peut se résumer en trois mots : anticipation, anticipation et anticipation. On ne se lance pas deux jours avant l’événement dans la recherche d’une salle ou d’un traiteur ! Tout être prévu, réservé, minuté de longues semaines à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de gérer tous les impondérables (et il y en aura !).
Voici quelques conseils et astuces pour vous faciliter la vie.
Louer une bonne salle
La première chose à faire est de trouver l’endroit où vous allez faire votre événement. Séminaire, conférence, dîner d’entreprise… Quel que soit le thème, le choix de la salle est essentiel. On pourrait être tenté de prendre une salle pas chère et pas loin. Mais en optant pour cette solution « économique » vous risquez vite de voir grimper la facture (et la perte de temps) en multipliant les prestataires (traiteur, location de matériel multimédia, embauche d’hôtesses…).
Mieux vaut donc opter pour un établissement qui propose des formules complètes, à l’image des Salons de l’Aveyron à Paris (voir http://www.salonsdelaveyron.fr/blog/).
Celles-ci organisent (presque) tout pour vous, de l’accueil des invités au repas en passant par l’installation du matériel. Vous y gagnerez à coup sûr.
Communiquer avant, pendant et après
Vous souhaitez que votre événement ait des répercussions sur votre image, notoriété ou chiffre d’affaires ? Il doit donc être médiatisé, ne serait-ce qu’en interne. Pour cela, communiquer largement en amont de l’événement. C’est d’ailleurs la meilleure solution pour que tous les invités répondent présents. Soyez attractifs !
Pendant l’évènement, communiquez en direct à grand renfort de réseaux sociaux et streaming événementiel. Vous toucherez ainsi encore plus de personnes et ferez regretter aux absents de ne pas être présents.
Enfin, n’oubliez pas de faire un beau bilan après l’événement et de remercier tous les participants. Voilà une belle occasion de fidéliser. Profitez-en pour faire un sondage : vous saurez ainsi quels sont les points à conserver et les erreurs à éviter lors du prochain événement.